Privacy Policy

The following document is only available in Dutch for now. We apologize for the inconvenience.

1.    Inleiding
NV Global Rental Properties, met maatschappelijke zetel te 8020 Oostkamp, Hertsbergsestraat 4, met ondernemingsnummer 0458.247.103, hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. 

Wij willen u door middel van deze Privacyverklaring informeren over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze klanten en alle andere natuurlijke personen die met ons in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als natuurlijke persoon te identificeren.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft de Global Rental Properties de wet na, momenteel (i) EU Verordering 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG  en (ii) de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Wij nodigen u uit deze Privacyverklaring aandachtig te lezen vermits deze essentiële informatie bevat over hoe en waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is steeds beschikbaar op onze website. 

2.    Toepassingsgebied
Global Rental Properties en dienstverleningsvennootschappen worden aanzien als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke of joint – controllers. Zij streven immers gemeenschappelijke doelen na en gebruiken gemeenschappelijke middelen om  persoonsgegevens te verwerken. Deze wordt in deze Privacy Policy ‘de verwerkingsverantwoordelijke’ genoemd.  
Er kan door Global Rental Properties beroep worden gedaan op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens in naam en volgens de instructies van de gegevensverantwoordelijke te verwerken in overeenstemming met deze Privacy Policy. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven. Deze gespecialiseerde dienstverleners worden hierna ‘de verwerkers’ genoemd.

3.    Categorieën van persoonsgegevens
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie. 

Hierbij wordt tevens de context aangegeven waarin deze gegevens worden verkregen of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt.

Categorie Voorbeelden Context
Identiteitsgegevens van (kandidaat) koper/huurder Naam, adres, vast of mobiel telefoonnummer, e-mailadres, camerabeelden Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, klant wordt, of u registreert om de diensten van de verwerkingsverantwoordelijke (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. De camerabeelden worden gemaakt bij het betreden van Domein De Herten, te 8020 Oostkamp, Hertsbergsestraat 4
Gegevens over het onroerend goed van de kandidaat verkoper  Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringsattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstroomgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht opgevraagd bij de overheid of technische experten.
Gegevens van kandidaat huurder die verband houden met een voorstel van verhuurcontract Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc.  Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.
Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst   Identiteitskaart, Rijksregisternummer  Deze gegevens worden door u verstrekt. Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.
Gegevens over de verrichtingen van de gegevensverantwoordelijke met u De informatie in verband met uw contacten met de verwerkingsverantwoordelijke, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande de verwerkingsverantwoordelijke, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz. Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en de verwerkingsverantwoordelijke (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.)

De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, noch politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens, of biometrische gegevens.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. 

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.

4.     Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

4.1.    Klantgegevens
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de 30bis-aangifte van werken) en/of ontvangen toestemming. 

Direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) gebeuren enkel mits toestemming. Deze kan dan ook op elk moment worden ingetrokken. 

4.2.    Gegevens van leveranciers en aannemers 
Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en aannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E-ID-gegevens of het Limosanummer verwerkt. 

Direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) gebeuren enkel mits toestemming. Deze kan dan ook op elk moment worden ingetrokken. 

4.3.    Camerabeelden
Bij het betreden van Domein De Herten, te 8020 Oostkamp, Hertsbergsestraat 4 worden camerabeelden genomen. De rechtsgrond hiervoor is een taak van algemeen belang.

4.4.    Andere gegevens 
Naast de gegevens van klanten, leveranciers/aannemers verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is de ontvangen toestemming of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst. 

5.    Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt

6.1     Wettelijke verplichtingen
De verwerkingsverantwoordelijke dient zich te houden aan de wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat de verwerkingsverantwoordelijke dient samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
•    De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
•    De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor de verwerkingsverantwoordelijke uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

6.2    Contractuele relaties tussen de verwerkingsverantwoordelijke en u als klant
Alvorens contracten te sluiten dient  de verwerkingsverantwoordelijke soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om onder andere :
•    Te reageren op uw verzoek,
•    U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
•    Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten,

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient de verwerkingsverantwoordelijke een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder ook aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract. 

6.3    Gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft zij ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

  • Het personaliseren van onze diensten.
  • De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
    • Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethode
    • Verbetering van de bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten, op basis van enquêtes bij onze klanten, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, Facebook) gekoppeld aan de verwerkingsverantwoordelijke,
  • Toezicht op onze activiteiten, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan onze website, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
  • Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen.
  • Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven).
  • De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van de verwerkingsverantwoordelijke of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

 

7.  Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben en dit zoals beschreven in deze Privacy Policy.

8.  Rechten
In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt: 
Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om, binnen de commerciële redelijkheid, kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend. 

Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken. 

Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen. 

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot Global Rental Properties NV, met ondernemingsnummer 0458.247.103, « GDPR », 8020 Oostkamp, Hertsbergsestraat 4 of per e-mail aan secretariaat@globalrentalproperties.eu. 

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij: 

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail:  commission@privacycommission.be  

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens. 

9. Doorgifte aan derden
Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, notaris, syndicus, evenals door de overheid (bijvoorbeeld bij de 30bis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie of het meedingen naar overheidsopdrachten). 

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau. 

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt. 

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel  erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn. 

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

10    Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kunnen de verwerkingsverantwoordelijken binnen de  Global Rental Properties aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

11    Toegang door derden
Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

12    Nog vragen?
Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met: Global Rental Properties NV, met maatschappelijke zetel te 8020 Oostkamp, Hertsbergsestraat 4, met ondernemingsnummer 0458.247.103 « GDPR », 8020 Oostkamp, Hertsbergsestraat 4 of per e-mail aan secretariaat@globalrentalproperties.eu.